公司公文处理办法

公司公文处理办法 第一章

　总则

　第一条

　为使新月联合汽车有限公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量制定本办法。

　 第二条

　新月公司的公文，是新月公司在日常管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法管理和进行司务活动的重要工具。

　 第三条

　公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　 第四条

　公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

　 第五条

　公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和公司有关规定，确保国家秘密与公司秘密的安全。

　 第六条 新月公司各级负责人应当高度视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。

　 第七条 公司办公室是公司公文处理的管理机构，负责主管与指导各部门、各单位的公文处理工作。

　第八条 各部门、单位一把手是本单位公文处理工作的第一责任人。各部门、单位应指定专人负责公文处理工作。

　第二章

　公文种类

　第九条

　新月公司的公文种类主要有：

　 （一）决定

　 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

　 （二）通知

　 适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位通知或者执行的事项，任免人员。

　 （三）通报

　 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

　 （四）报告

　 适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。

　 （五）请示

　 适用于向上级单位请求指示、批准。

　 （六）批复

　 适用于答复下级单位的请示事项。

　 （七）意见

　适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　（八）函

　 适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

　（九）会议纪要

　 适用于记载、传达会议情况和议定事项。

　第三章 公文格式

　第十条

　公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

　 （一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

　 （二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

　 （三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文，主办单位排列在前。

　 （四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。

　 （五）上行文（“请示”或“报告”）应当注明签发人、会签人姓名。

　（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。不允许直接用“请示”、“申请报告”等公文种类等简称作为公文题目。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

　 （七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

　 （八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

　 （九）公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应加盖印章。

　 （十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

　 （十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应加括号标注。

　 （十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注。

　 （十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

　 （十四）文字从左至右横写、横排，必须是用规范简化字。

　第十一条

　公文中各组成部分的标识规则，参照《公司公文质量标准》执行。

　 第十二条

　公文用纸一般采用国际标准Ａ4 型（210ｍｍ×297ｍｍ），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

　第四章

　行文规则

　第十三条

　行文应当确有必要，注重效用。

　第十四条

　行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不越级请示和报告。

　 第十五条

　属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经公司审批的事项，经公司同意也可以由部门行文，文中应当注明经公司同意。

　 第十六条

　属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

　 第十七条

　部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，公司将责令纠正或撤销。

　 第十八条

　向下级部门或者本系统的重要行文，应当同时抄送公司办公室。

　 第十九条

　“请示”应当一文一事。一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应用抄送形式。“报告”中不得夹带请示事项。

　第二十条

　有关运营、安全、人事等业务问题的“请示”，原则 上逐级上报。凡请示的问题不在主管部门职权管理范围之内且又无明确归属关系的、或请示的问题超出公司规定需要做特殊处理的，可越过主管部门直接向公司领导请示。

　 第二十一条

　受双重领导的单位向上级行文，应当写明主送单位和抄送单位。

　第五章

　发文办理 第二十二条

　发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。

　 第二十三条

　草拟公文应当做到：

　 （一）符合国家的法律、法规及公司有关规定。如提出新的政策，规定等，要切实可行并加以说明。

　 （二）情况确定，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

　 （三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

　 （四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

　 （五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

　 （六）结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”，第三层为“１．”，第四层为“（１）”。

　 （七）应当使用国家法定计量单位。

　 （八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

　 （九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　 第二十四条

　拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级单位协调或裁定。

　 第二十五条

　公文的审批与签发 （一）、以运营服务、安全保卫、人力资源等单位名义制发的公文， 各单位填报《发文稿纸》，由公司总经理签发。

　（二）、以办公室、、人力资源部、财物部等单位名义制发的公文， 各单位填报《发文稿纸》，由公司董事长签发。

　（三）、以党群工作部、工会等单位名义制发的公文，各单位填报 《发文稿纸》，由公司党总支书记签发。

　（四）、以新月公司名义对外上报或送达的公文，须经公司办公室会签，报公司领导签发后，方可对外报送。

　 第二十六条

　公文正式印制前，发文部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

　第六章

　收文办理 第二十七条

　收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

　 第二十八条

　收到单位上报的需要办理的公文，办公室应当进行审核。审核的重点是：是否符合行文规则；文种使用、公文格式是否规范。

　 第二十九条

　经审核，对符合本办法规定的公文，办公室应当及时送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办办公室负责人批准后，可以退回并说明理由。

　 第三十条

　承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。一般公文应在收到公文后五个工作日内处理完毕。紧急公文应随到随办，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。

　 第三十一条 对属于本单位职权范围或者应由本单位办理的“请示”或“函”， 承办部门收到“请示”或“函”后，按一事一议原则，对“请示”或“函”商的内容给予明确答复。属于普遍或有代表性的问题应予行文“批复” 或“回函”，不应在原“请示”或“函”上直接进行批复。如属个案问题无代表性、或不同意原请示或函商内容的，可在原“请示”或“函”上直接进行批复并作为回复。

　第三十二条

　公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级领导协调或裁定。

　 第三十三条

　审批公文批语要求：

　（一）

　对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

　（二）

　审批人签属“妥善处理”、“研究解决”、“审核办理”等倾向办理、解决的批语，应视为审批人同意办理或同意按个案处理。

　（三）

　审批人签属“按规定办理”等原则性的批语，应视为审批人同意有关部门按公司相关规定办理，不做个案处理。

　 第三十四条

　送公司负责人批示办理的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

　第七章

　公文归档 第三十五条

　公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和公司有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

　 第三十六条

　归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

　 第三十七条

　联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。

　 第三十八条

　本单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。

　 第三十九条

　归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

　 第四十条

　拟制、修改和签批公文，书写及所用纸经和字迹材料必须符合存档要求。

　第八章

　公文管理 第四十一条

　公文由办公室或专管人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

　第四十二条各部门、单位应当建立健全本单位公文处理的有关制度。

　第四十三条上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级单位经负责人批准，可以翻印。

　第四十四条

　公开发布的新月公司公文，必须经公司领导批准。经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。

　 第四十五条

　公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止， 视作自废止之日起不产生效力。

　 第四十六条

　不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。

　 第四十七条

　销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。

　 第四十八条 合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、 清退。

　 第九章

　附则

　第四十九条 各部门、各单位对公文的贯彻落实情况应当进行督 促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。

　第五十条

　公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。

　第五十一条

　本办法自 2006 年 1 月 1 日起施行。原公司《文书处理制度》同时作废。

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