公文评价标准

公司公文评价标准 类别

　问题

　具体要求

　常见错误

　扣分

　一、行文规则 1.越级行文 按照公文处理的有关规定，“行文关系根据隶属关系和职权范围确定”逐级行文，但在发生重大事故、突发事件、重大自然灾害等特殊情况下，可越级行文。在越级行文时，必须同时抄送被越过的上级单位。

　三级单位在非特殊情况下，直接向公司报送“请示”、“报告”等。

　0.05 2.主送单位不正确 请示或报告一般主送直接上级单位 请示多头主送或公文直接报送上级单位领导个人；应主送公司的公文径送有关职能部门等；办理业务事项可直接报送职能部门的却主送给公司；同时主送不同层级的单位，如：公司、公司人力资源部；主送不明确，如写作“相关单位”。

　0.05 3.报告中夹带请示事项 在汇报工作的同时若需解决某些问题，应将报告内容和请示内容分开，形成两个文件上报；或以请示公文为主，将报告内容作为附件，以便上级单位了解有关情况。

　汇报工作的报告中夹带需上级单位批准后才能实施的事项。

　0.08 二、公文写作 4.文种使用不正确 公文应按《党政机关公文处理工作条例》的规定，使用法定文种。

　“请示”、“报告”文种混用，如“关于请予解决 xxxx的申请报告”、“关于报请xxxx 的报告”；向上级单位报送公文使用平行文种“函”；生造文种，如“关于 xxxx 事项的汇报”、“关于 xxxx 事项的申请”。

　0.05 5.标题拟写不规范 公文标题由“发文单位（全称或规范简称）+（关于）事由+（的）文种”三要素组成。字体使用 2 号小标宋体，居中排列，回行时应保证词义完整，排列对称，间把发文单位放在“关于”之后；单位名称写成“我公司”等；层层转发，造成公文标题提炼不精，冗长繁琐；标题中随意省略结构助词“的”或“的”0.05 类别

　问题

　具体要求

　常见错误

　扣分

　距恰当。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

　的位置不正确，如“xxxx工作情况报告”，“关于xxxx 的工作报告”，“关于对 xxxx 的通报”；未准确讲述事由及请示目的；字体、排列、标点使用不规范等。

　6.主旨不清、逻辑混乱，影响办文效率 公文应行文主旨清晰，符合单一、鲜明、确切的要求，一个文件一个主旨。

　如请求公司批准某事项，但由于历史遗留问题较多，报送的请示不仅包括该事项，还包括需解决的若干个其他事项；拟用印的资料未注明印章名称及份数等。

　0.07-0.1 7.引文不规范 引用公文应当先引文件标题，后引 发文字号，引用的发文字号要用圆括号“（）”括起来。

　公文正文中引用文件只引用标题，或只引用发文字号，或先引发文字号，后引标题。如“按照中葛二办〔2015〕xx 号《xxxx 的通知》要求”，“按照中葛二办2015〕xx号要求”， “按照公司 x月x日来文要求”等。

　0.05 8.结构层次序数不规范 公文的结构次序数第一层为“一、”；第二层为“（一）”；第三层为“1.”；第四层为“（1）”。如果不需要全部四个层次，在只有一个或两个层次时，可以按顺序跳用。如：只有一个层次时，可在“一、”或“1.”中选用；只有两个层次时，可用“一、”和“1.”表示。

　公文正文结构层次混乱，或使用不正确，将第三层阿拉伯数码后的下角圆点用顿号代替，即将“1.”写为“1、”。第一层未按规范使用黑体，第二层未使用楷体。

　0.05 9.明显文字错误 公文应力求文准确、规范，杜绝错字、漏字。

　公文中单位名称、人名有误，单位简称不规范；数量单位、数字错误；错行、漏句、重句等。

　0.05 三、公文格式 10.紧急程度标注不规范 一般用 3 号黑体字，顶格编排在版心左上角；根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，同时需在正文中说明的急件产生紧急程度未标注，也未说明紧急文件产生原因和合理的办结时间要求，仅口头催办；因发文单位自身原因导致文件紧急而未说0.05 类别

　问题

　具体要求

　常见错误

　扣分

　的原因。

　明。

　11.发文机关标志不规范 所属各单位发文机关标志由发文机关全称或规范简称加“文件”二字组成。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为 35mm，使用小标宋体字，字号一般不超过 48 号。

　上行文的发文机关标志字体及位置不规范。

　0.05 12.发文字号不规范 发文字号由“机关代字+年份+顺序号”组成，年份用公元纪年标注，使用阿拉伯数字，并用六角方括号〔〕括入，顺序号使用阿拉伯数字，如“58 号”。

　公文中将六角括号“〔〕”写为“[]”或“（）”，顺序号写为“第 58 号”、“058号”等。

　0.05 13.签发人标注不规范 上行文必须标注签发人姓名，签发人姓名居右空 1字；签发人用 3 号仿宋GB-2312 字，签发人后标全角冒号，冒号后标注签发人姓名（姓名使用 3 号楷体GB-2312 字体）；签发人应是单位主要负责人。

　上行文未标注签发人姓名或不是企业主要负责人；标注格式有误。

　0.05 14.附件说明及附件标注不规范 公文如有附件，在正文下空1 行左空 2 字用 3 号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 （如：“附件：1.xxxx”）“2.xxxx”）；附件名称后不加标点符号。在附件左上角第 1 行用三号黑体字顶格标注“附件”，有序号时标注序号；附件的序号和名称应和附件说明标注一致。附件应为常见的办公文件格式，对于以公司名义发文报送集团的公文，附件要求使用 PDF 格式。

　附件说明中标有附件而未附全；应有附件而未标注，也未附；附件格式不规范，如使用“.rar”格式的压缩包；附件说明与所附附件名称一致；附件标注不规范，如“附件 1：xxxx”、“附件 2：xxxx”或“附件一：xxxx” “附件二：xxxx”；报送集团的请示件 PDF 格式附件不清晰，扫描方向与文字方向不一致，有空白页；附件页面未设置成无需调整排版即可直接完整打印的版本（尤其是电子表格）；公文签批过程中未与办公室提前沟通而随意更改及删除附件等。

　0.05-0.1 15.成文日期不规范 公文的成文日期以负责人签发的日期为准，用阿拉伯公文成文日期中将“2015年”写作“二〇一五年”0.05 类别

　问题

　具体要求

　常见错误

　扣分

　数字将年、月、日标全，年份标全称，月、日不编虚位。成文日期右空 4 字编排。

　或“二 0 一 5 年”；或写作“2015 年 01 月 05 日”；成文日期标注位置不妥等。

　16.发文机关署名不规范 加盖印章的公文，一般在成文日期之上，以成文日期为准居中编排发文机关署名；不加盖印章的公文，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

　发文机关署名未标注或编排不正确。

　0.05 17.附注标注不规范 在上行文中，在成文日期下一行居左空两字加圆括号编排，小括号内标注“联系人及电话”，联系人姓名与“电话”之间用逗号“，”隔开，座机号放在手机号之前，国外单位可多留一个QQ 号码。

　上行文未标注附注或附注标注格式不规范。

　0.05 18.公文版记不规范 公文版记包括印发机关和印发日期，版记应置于偶数页；印发机关和印发日期一般用 4 号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空 1 字，印发日期右空 1字。

　版记中要素不全或未按要求办理。

　0.05 19.页码编排不规范 用 4 号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘 7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。

　页码字号、字体、位置编排不规范 0.05 四、办文效率 20.公文签批、批复不及时、相关要求未落实 公文处理过程中的每个环节均应按照相关公文管理办法及时办理；需以文件形式正式批复的公文（常为下未及时办理文件；在公司领导签批完毕或相关会议决策后（提出行文批复要求后）一周内未办理批复；0.08-0.15 类别

　问题

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　常见错误

　扣分

　级单位请示件），各部门应及时向所属单位起草批复文件，如有特殊原因，各单位与公司主办部门之间应提前沟通；文件处理过程中明确要求办理的事项应及时落实。

　文件处理过程中明确要求办理的事项未及时落实。

　21.公文报送、签收不及时 各单位应按要求按时向公司或股份公司报送有关文件，纸质公文无特殊情况接通知后当天领取，各单位应确保专人每天在规定时间签收、发送、跟踪公文。

　对公司或公司部门提出有报送时限要求的公文，办文单位无特殊原因未按时报送或有特殊原因而未说明；电子公文无特殊原因在非工作日发起报送；纸质文件未按通知要求及时领取并办理，影响办文时限和效率。

　0.05 五、其他问题 22.公文传递及处理方式不正确 公司行政系统公文应由办公室文书科、秘书科专人接收处理及传递，党群系统公文应由党群部门文书接收处理及传递，避免部门之间横传；密级公文应进行纸质处理。

　密级文件在OA或以其他网络形式办理；常规文件无特殊要求却使用纸质形式报送；电子公文和纸质公文同时报送；未按归口管理的要求报送办公室或党群部门文书，而径送公司领导个人或其他人员。

　0.05 23.未按公司相关业务管理办法及政策办理业务，未按特定格式或表格办理业务事项 公司各部门针对所属单位申请办理保函、授权委托、合同用印、借款支用等业务提供了标准格式及办理程序要求。

　办理业务事项未按照公司相关管理办法及制度执行；未使用规范格式或表格。如未按要求填写借款支用申请表和支付范围申报表；关于投标相关请示未按要求附上项目情况介绍等。

　0.1-0.15

　24．签批意见不规范 公文签批过程中的意见用语应规范，意见应明确。

　用语不规范，如使用语气词、感叹号，问号等；意见模糊不清或签署非审批权限内的决策性用语；意见空白等。

　0.05-0.15

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