公文模板的制作 【实验目的】
通过本实验的学习,可以掌握 Word 文档模板的创建与使用。
【实验要求】
1、从集大各学院中搜索两份格式类似的公文; 2、按照此公文格式制作公文模板; 3、搜索到的公文连同实验报告电子档一同上交,同时另交一份实验报告纸质文档。
【实验 内容】
】
1、用自动向导功能建立流行公文模板 2、用插入“域”功能修改公文模板 3、保存为公文模板 4、文档模板的使用 【实验操作】
1 、 用自动向导功能建立流行公文模板 A、启动 Word2003
点击“文件”
“新建”
单击“本机上的模板”
选择“报告”选项卡
选中“公文向导”模板(如下图)。
(图 1)
B、单击“确定”按钮后,弹出“公文向导”对话框(图 2 所示)。
(图 2)
C、 “下一步”按钮,进入“公文样式”设计步骤,选择“流行格式”(图 3)。
(图 3)
D、单击“下一步”,进行“设定公文的大小”,选择“A4”(图 4)。
(图 4)
E、继续“下一步”,进入“设定公文的标题信息”(填写自己所需信息)。
F、单击“下一步”,进入“输入公文的内容”步骤,根据需要输入通知的正文内容或给出正文输入标记。
G、单击“下一步”进入“附件/注释”步骤,根据实际情况添加所需附件或注释说明。
H、单击“下一步”,进入“设定公文的相关信息”步骤,如:添加上通知中的主题词、抄送机关、发文日期等内容。
I、最后单击“完成”。
J、 返回 Word 编辑窗口后,可以看到通知文档的标题框架已经成型。
K、接下来,根据文档中的提示和实际情况,把通知中相应正文信息“填入”文档中即可。
L、当“样式和格式”任务窗格没有显示,请打开它。从“样式和格式”任务窗格中,可以看到该模板提供的供我们格式化文档使用的样式列表。
M、对于模板可以根据个人需求进行修改。
2 、用插入“ 域” 功能修改公文模板 因用自动生成公文模板与实际所需模板存在差异,故可利用插入“域”功能,修改完善公文模板进行调整。可先删除无关的文字,并且输入有关固定的文字,例如,“主题词”“发:各分院、各系部、相关处室、教辅部门、后勤服务中心”、“印发”等规定内容。
对于非固定文字的格式可以通过用域功能进行设置,并设置好要输入内容的提示及文字的字体、字号、修饰等格式。(备注:公文中非固定的文字有:发文字号、正文标题、正文内容、主题词、发文机关、行文日期等,这些非固定文字格式域可分为“文档自动化”和“日期与时间”类别)在输入点设置好域后,使用时对应输入内容,即可完成。
3 、保存为公文模板 公文文档模板生成好后,其文件的扩展名为.doc,当我们要长期使用的这一公文文档时,将其文档保存类型要选择为“文档模板(*.dot)”系统就会自动的将其保存到,C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates 文件夹下,需要时便可快速定位到模板所在位置。
4 、 文档模板的使用 A、启动 Word2003,进入程序主界面后,选择菜单“文件→新建”命令,显示“新建文档”任务窗格。单击任务窗格“模板”区的“本机上的模板”,打开“模板”对话框,选择“常用”选项卡,可以看到前面我们创建的模板,我们先选中选中所需文档模板,然后选中“新建”区的“文档”单选框,单击“确定”后,就用新模板创建了一个新文档。
B、输入具体内容,然后利用提供的样式修饰文档即可。
5 、总结 通过对办公室软件应用的学习,掌握了建立模板的方法及使用现有模板的基本方法,并能够有意识地使用现有的模板。同时对不同类型的文档能够选择正适合的文档模板类型进行运用。
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