《人身保险业务档案管理规范》正式实施

《人身保险业务档案管理规范》正式实施 -

　近期，由中国保监会办公厅牵头组织编写的档案行业国家标准——《人身保险业务档案管理规范》（以下简称《规范》）已开始正式实施，填补了金融保险行业业务档案管理长期没有国家标准的空白。

　? 迫在眉睫的基础性工作 ?

　? 近年来，随着我国人身保险业务的快速发展，人身保险业务档案数量急剧增长，档案管理在保险公司经营活动中的地位日益重要。人身保险业务长期性、复杂性的特点，决定了业务档案在管理上有别于一般文书档案。其管理水平好坏，将直接关系公司的经营安全及被保险人合法权益的保障。但是，我国在人身保险业务档案管理方面的研究几乎是空白的，既无国家规定，也无行业标准，公司内部管理要求良莠不齐，这与保险业的快速发展现状很不相称。由于缺乏专业管理方法和管理人员，许多公司在业务档案管理模式、管理技术选择上等方面常常无所适从，造成了不必要的浪费。近年来更是出现了个别基层公司业务档案残缺或丢失等问题。

　? 与此同时，由于人身保险业务档案数量不断增加，公司用于业务档案管理方面的支出已经成为一笔巨额的日常管理开支。仅 以国内一家中型寿险公司为例，一年用于业务档案保管方面的费用开支就达千万元以上。由于缺乏归档范围、保管期限的科学界定，大量没有保存价值或没有长久保存价值的资料也被长期保管，严重增加了经营成本。

　? 因此，建立一套权威、专业、规范、科学的人身保险行业档案管理规范，对于合理降低管理成本、健全公司内控管理、维护保户合法权益，以及塑造行业诚信形象等方面具有重要意义，已经成为了整个行业的迫切需求。

　? 2004 年 10 月，保监会牵头向国家档案局申报了寿险业务档案管理标准项目（后改为《人身保险业务档案管理规范》），获得了档案标准化委员会的批准。随后，保监会组织成立了相关业务部门和中国人寿保险股份有限公司等公司有关人员参与的项目组，起草了初稿，在广泛征求业界意见的基础上进行了反复修改，历时 2 年，最终制定完成了《人身保险业务档案管理规范》）。

　? 重点与难点 ?

　? 据项目组负责人介绍，《规范》制定中的重点和难点是：一、明确业务文件归档范围；二、科学界定业务档案的保管期限。

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　? 明确业务文件归档范围，是业务档案标准化管理核心工作之一。项目组在归档范围的管理要求制定中，遵循了三个管理原则：

　? 首先，保证业务档案的完整性，即围绕人身保险合同缔约和维持的各个阶段，直接形成的业务文件，具有留存价值的，都要求进行归档保管。这些业务文件记载了最原始的保险合同信息，妥善保管这些核心资料，可以有效保护保险公司与保户的合法权益。

　? 其次，留存有实际价值的文件，适当降低运营成本。在业务处理及服务环节中形成的业务文件大致包括两类，一类是记载客户与保险公司达成保险合同、对保险合同进行重要变更或履行合同义务的核心资料，这些资料是界定客户与保险公司之间权利与义务的重要原始凭证，具有留存价值；另一类是保险公司的单方面处理记录，没有客户的签字确认，这些资料不影响合同的效力，只记录了公司内部的处理情况，并且同时在其业务处理系统中记载了相同的、完整的处理信息，没有必要再保留纸质凭证。《规范》详细阐明了承保业务文件、保全业务文件和理赔业务文件的归档范围。

　? 最后，为保证管理标准的广泛适用，对归档范围的文件使用了通用称谓。

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　? 科学合理界定各类业务档案的保管期限是档案管理工作的重点。合理界定保管期限有两层含义：一是要保存足够的时间，确保在承保、核保、理赔等各环节都能调研到原始凭证，避免因原始资料灭失而引发的一系列问题，维护保户和保险公司双方的权益；二是要有价值鉴定，区分重要程度划分不同的保管期限，不能搞“一刀切”，不能对所有的业务档案不加区分，一律永久保管。

　? 通过大量的数据研究分析和实地调研，项目组认为对人身保险业务档案采取分类分期限的保管方式，更有利于社会、保险公司与保户的多方利益。项目组认为对于一些核心业务档案可以依据《保险法》第 124 条规定，在合同终止后继续保存 10 年，而其他业务档案可以酌情减少保管期限，以提高效率，节约成本。

　? 倡导先进的电子档案管理技术 ?

　? 项目组通过对一些国际著名的保险集团考察发现，这些具有百年以上历史的保险集团的业务档案管理工作，经历了原始纸质档案、缩微胶片档案和电子档案三个阶段。通过扫描处理形成的电子业务档案，与传统的纸质业务档案相比，具有管理成本低、利用便捷及支持多人同时在线实时查阅等优点，已经成为国际上档案管理的主要模式。考察的几家保险集团基本都在 2000 年以 前就使用了电子档案管理技术，并取得了很好的管理效果。在我国，电子业务档案的管理模式发展很快，中国人寿、平安、新华、泰康等中资保险公司，以及友邦、中英人寿、信诚人寿等中外合资公司也普遍采用了电子档案管理技术，提高了效率，节约了成本。

　? 因此，项目组认为我国在人身保险业务档案管理上，应该采取先进的管理技术和管理模式，跨越缩微胶片阶段，直接与国际接轨，进入电子档案管理阶段。《规范》中对采用电子文件管理方式给予了支持。《规范》建议各公司应当逐步以电子文件进行管理利用，并详细阐述了电子文件的归档流程。《规范》中规定电子文件可以采取物理归档和逻辑归档两种方式，并分别详细阐述了这两种方式的特点和要求。对于物理归档方式的要求，借鉴了国家档案局颁布的《电子文件归档与管理规范》，从备份、加密、载体、标签及目录等方面均提出了具体要求。逻辑归档是目前人身保险行业内普遍采用的电子档案管理方式，结合这种管理方式的特点，《规范》中提出了建立灾难数据恢复机制和电子档案查询系统的要求。

　? 在《规范》制定过程中，项目组不但积极倡导先进的管理技术和管理模式，而且考虑公司的实际情况，在一些环节上，为具体操作留下选择空间。例如在装订方式、档案装具的选择上，第三方管理问题上，《规范》都以灵活务实的精神，为公司个性化管理提供了机会。

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