公文提纲

　公文写作 讲课提纲

　一、公文基本概述 （一）公文的概念 公文就是公务文书，是党政机关、人民团体、企事业单位处理公务时使用的书面材料。

　（二）公文的特点 1.政策性：公文要求观点鲜明、严肃郑重、具有权威性； 2.实用性：公文是用来解决问题的，不能形式主义，要简明扼要； 3.真实可靠性：公文中涉及的事实、引用的数据、材料，内容必须准确、真实； 4.定向性：

　公文的作者法定：依法成立，并能以自己名义行使权利和承担义务的组织，不是个人。

　读者法定：也就是说每一篇公文都有它指定的传阅范围。

　5.时效性：公文是针对特定问题，在特定的时间内制作的，写作、传递、办理应迅速及时； 6.规范性：公文的词句要规范、简洁、明确、易懂；内容要严肃、得体、平实、准确； （三）公文的作用 1.颁布法规：

　2.指挥管理：

　公文的起草、定稿过程实质就是管理工作的实施过程 3.交流信息 公文的行文方向分为三种 下行文：上级给下级行的文，主要有公告、通告、公报、通知、通报； 上行文：下级给上级行的文，主要有报告、请示； 平行文：平级单位之间行的文，就一种函； 4.宣传教育 针对现实问题，摆事实、讲道理，明确应该做什么； 5.商洽协调：这主要是指的函，用于不相隶属的单位之间进行商洽协调，比如地区间、单位间、团体间的相互协作问题； 6.凭证依据：

　上行文：决策的依据； 下行文：开展工作的依据； 本单位：履行职责，开展工作的真实记录 (四)公文的种类 1、国务院办公厅 2000 年 8 月 24 日公布的《国家行政机关公文处理办法》规定了 13 类 14，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 2、中共中央办公厅 1996 年 5 月 3 日公布的《中国共产党机

　关公文处理条例》规定了 14 种，分别是：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要 3、两类公文都有的文种有 9 个，决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

　二、公文格式与语言 （一）公文格式 现在的公文用纸要求采用国际标准 A4 型（210mm×297mm），左侧装订。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

　（二）公文的语言 1.实用性：只表达词语的词典意义，人们在使用和接受它的时候，依靠平时养成的习惯，自动地认识它所指向的事物，而对语言本身则无太多的注意。

　2. 规范性：（1）词语上，严格遵守词典意义； （2）造句上，严格遵守语法规则； （3）修辞上，只适当运用比喻、排比等，很少使用夸张、通感等； （4）符合语法规则。

　3. 模式性：公文中有许多习惯用语和传统形成的模式化语句，

　有些公文用语在关键处必须使用: （1）称谓用语：第一人称“本”、“我”；第二人称“贵”、“你”；第三人称“该”, XX 同志； （2）开端用语：兹、查、谨悉、阅悉、电悉、顷悉、顷闻、顷奉、根据、为了、按照、关于等； （３）经办语：经、业经、兹经； （４）结尾语：为盼、为要、特此通知、特此报告、望遵照执行、希予××等； （５）其他：届时、事宜、拟予、以期、鉴于等。

　４、准确性 5、简练性 （1）尽量使用短句子

　（2）适当使用文言词语； 6、质朴性 （1）不做作，不生造：语言应大方、庄重、朴实，切忌华丽、造作、卖弄； （2）不溢美，不虚饰 公文词语选择的基本要求：

　1、认真辨析词语的确切含义，使词语的意义符合客观实际； 2、注意分辨词语的感情色彩，以正确表达作者的立场观点；

　 褒贬还是赞扬 3、注意词语声音和语调对语义的影响，以提高表达效果；

　4、注意词语间的正确搭配，遵循语言法则； 5、注意公文具体使用场合对词语风格的要求，维护公文的严肃性及强制执行性；必须、可以、禁止；不能、决不 6、注意针对公文具体收受对象的特点选词，以“有的放矢”便于理解和执行； 7、注意根据公文中所涉及的人和事物的特殊性质选词，以获得更加鲜明直接的表达效果； 8、注意根据上下文的需要选词，以维护公文的完整有效性； 9、注意根据文种的不同特点选词，以保证语言得体而有力； 10、注意词语的规范性，以提高公文沟通的效果，扩展沟通的范围。

　三、几种常见公文的写作

　（一）通知 1、通知的概念：“通知是适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”的公文。

　2、通知的类型 （1）批转性通知（例 1、例 2）。这是以传达外机关的文件为主要目的的通知，具体来说可以分为 2 种情况：一是转发文件，二是批转文件。

　（2）事项性通知（例 3）。这种类型是用于传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项的通知，具体来说可分

　为以下几种情况：一是布置工作、安排开展活动。二是解决实际工作中的某些问题。三是告知召开会议。

　（3）人员任免通知。

　3、通知写作 通知的结构一般由标题、主送机关、正文、落款和成文日期组成。

　（1）批转性通知的写法 标题：转发性通知的标题可以有两种写法，一是由“发文机关＋转发或批转＋被转文件的标题（通知之外的文种）＋通知”构成，二是省略文种。

　写这类通知的标题是要注意下面几个方面：

　第一，转发上级机关、平级机关或不相隶属机关的公文，应该用“转发”，转发下级机关的公文时，应该用“批转”。

　第二，当被批转的公文是通知时，只须保留一个“通知”，其它的“通知”一律去掉，否则将会出现“……通知的通知”的现象。这类标题主要有两部分，即“（发文机关）转发＋（原始机关）原通知标题”。

　第三，如果是多层转发的公文，可以省去中间过渡的机关，直接转始发机关及其原通知标题。

　这类通知的正文写法：转发性通知的正文也可称为“批语”，表明发文机关的态度，提出贯彻执行的要求。有时执行要求是一句话，有时会根据实际情况提出比较详细的具体的执行要求。

　一般情况下，转发性通知会与被转发的公文一起发布。因为需要贯彻执行的内容在被转发的公文中，所以批语和被批件两者都不能单独当作一份文件。这就是说，批转性通知的正文是“批语（主体内容＋批语）＋批转件”。

　（2）事项性通知的写法 标题的写法有三种形式，一是“发文机关＋事由＋文种”；二是“事由＋文种”；三是只写文种。

　正文：一般分为原由、事项两部分。

　原由，说明依据、目的和意义。事项，把布置的工作或需要周知的内容分条列项地阐述清楚。一般包括讲清目的、要求、措施、办法等。主要的、重要的事项写在前面，重轻有序。有的事项性通知还有结语，常用“特此通知”、“请遵照（研究、参照）执行”等。

　（3）会议通知的写法 会议通知也是事项性通知的一种。会议通知的正文包括原由、事项和结束语。

　原由，说明召开会议的目的和意义。事项，一般包括：会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、报道时间和地点、需要做什么准备等。以上内容必须具体清楚地写出来。结束语，通常就是用“特此通知”。

　（二）报告 1、报告概念：报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，

　答复上级机关的询问。报告大体上可分为工作报告、情况报告和答复报告。

　2、工作报告。工作报告用于下级向上级机关汇报某一阶段的正常工作。工作报告又分为总结性报告和专题性报告两种。总结性报告多用于提交大会进行讨论，如各级政府向同级人民代表大会所作的“政府工作报告”。总结性工作报告的正文结构有基本情况、成绩经验、教训不足和今后计划等部分。专题性工作报告用于汇报某一方面工作。

　3、情况报告。用于向上级反映情况。情况报告及时把本地区本单位发生的重大事件或者在一定范围内带有倾向性的情况向上级机关报告。情况报告与工作报告的不同之处主要在于：情况报告不局限于某一具体工作，不讲工作的进展情况，只讲客观存在的或者突然发生的情况；工作报告则要报告某项工作或某一阶段 的工作情况或工作结果。例如向上级机关反映自然灾害的情况，突发事件的处理情况，都属于情况报告。这类报告的特点是时效性强，对发生的事情，要非常及时地向上级机关报告。有些情况还要用电话先报告，然后用书面报告。

　4、答复报告。用于答复上级查询事项，有的答复上级对群众来信中反映的问题，有的答复文件材料中反映的问题，有的是上级批示下级查办或者询问有关情况后，下级办理完毕需要书面答复。

　5、报告的写法

　报告的结构包括标题、正文和落款 3 部分。

　（1）标题。报告的标题可以省略发文机关，但是事由是不能省略的。此外，事由部分要简练、准确。

　（2）正文。

　原由：有的概括叙述总的情况，有的则只是简要地叙述情况，并且与原因、目的、依据等放在一起。

　事项：是向上级报告的具体内容，一般采用条项并列式，篇幅较长的采用小标题。

　结语：常用的有“特此报告”、“专此报告”等。

　（3）要求：一是立意要新；二是内容要实，报告中的材料必须是真实的，实事求是，有喜报喜，有忧报忧，不能欺骗上级，以免造成工作上的失误。三是重点突出。四是不夹请示。上级机关对报告是不批复的，因此报告中不能夹带请示事项。五是不能越级。

　（三）请示 1、请示的概念：请示适用于向上级机关请求指示、批准。

　2、请示的特点：一是陈请性。请示是向上级机关请求指示和批准的公文，行文内容具有请求性。而报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问或者要求的公文，具有陈述性。二是求得性。请示的行文目的是请求上级批准，解决某个一问题，要求作出明确答复。而报告的目的则在于使上级掌握某方面或阶段的情况，不要求批复。三是超前性。请示行文时机具有

　超前性，必须在事前行文，等上级机关作出答复之后才能付诸实施。而报告则既可在事后行文，也可在工作进行过程中行文，一般不在事前行文。四是单一性。请示事项具有单一性，要求一文一事。而报告可以一文一事，也可以一文多事。

　3、请示的类型：

　请示通常可分为事项性请示和政策性请示。

　事项性请示。这种请示是下级机关请求上级机关审核批准某项或者开展某项工作的请示，属于请求批准性的请示。这种请示多用于机构设置、审定编制、人事任免、重要决定、重大决策、大型项目安排等事项。这些事项按规定本级机关无权决定，必须请示上级机关批准。下级机关在工作中遇到人力、物力、财力等方面难于解决的事项，请求上级机关给予帮助、支持的请示，也是事项性请示。

　政策性请示。下级机关往往会在工作中碰到某一方针、政策等不明确、不理解的问题，或者碰到新问题和情况。要弄清楚和解决这些问题，可用请示行文，并提出解决的意见，请求上级机关给予明确的解释和指示。

　4、请示的写作 请示的结构包括标题、主送机关、正文和落款。

　标题：一般要写明“发文机关＋事由＋文种”，发文机关有时可以省略。写标题时事由中也不要重复出现“申请”、“请求”之类词语。

　正文：请示的正文都由原由、事项和结语 3 部分组成。

　（1）原由：请示的原由是请示事项和要求的理由及依据。要先把原由讲清楚，然后再写请求的事项和要求，这才能顺理成章。原由很重要，关系到事项是否成立，是否可行，当然关系到上级机关审批请示的态度。因此，原由常常十分完备，依据、情况、意义、作用都要写出来。

　（2）事项。包括办法、措施、主张、看法等。请示的事项，要符合法规、符合实际，具有可行性和可操作性。因此，事项要写得具体、明白。如果请示的事项内容比较复杂，要分清主次，一条一条的写出来，条理要清楚，重点要突出。请示事项应该避免不明确、不具体的情况和把原由、事项混在一起的情况。

　（3）结语：请示的结语有“以上请示，请批复”、“以上请示如无不妥，请批复”等。结语是请示必不可少的一项内容，不能遗漏。

　5、请示的要求 （1）一文一事。一份请示只能写一件事。

　（2）单头请示。请示只能主送一个上级领导机关或者主管部门，如果需要，可以抄送有关机关。

　（3）不越级请示。

　（四）函 1、函的定义：函用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

　2、特点：一是使用频率高，平行机关之间、上下级机关之间、不相隶属的机关之间都可以使用函。二是适用范围广，函既可以用于商洽工作，互通情报，询问和答复问题，也可用于向有关主管部门请求批准或主管部门批准事项。三是灵活简便。一般来说函都比较短小，内容单一。

　3、函与请示。相同之处：函的一种请批函和请示两者都有请求批准的功用。区别：请批函用于向同一机关管理范围中平级的有关业务主管部门请求批准事项；请示则是用于有隶属关系的上下级之间，下级向上级请求指示、请求批准有关事项。

　4、复函与批复。相同之处：两者都有答复有关事项的功用，都属被动行文，有来函才有复函，有请示才有批复。区别：复函用于回复平级或不相隶属机关单位的来函，也可回复上级单位的来函；批复则只能用于批准、答复下级的请示。从使用范围看，复函比批复更广泛，使用更灵活。

　5、函的写法。

　公函的结构由标题、正文、签署组成。

　标题：一种是规范式：发文机关＋事由＋文种 一种是省略式：事由＋文种 正文：函的正文由原由、事项和结语 3 部分组成。

　原由：简明扼要地说明发出本函的原因、目的等。

　事项：作为函的主体部分，应根据需要写明商洽的内容，或者询问、答复的事项，或者请求批准的具体要求。

　结语：不同类别的函，结语也有所不同，如：商洽函、互通情报函结语用“此函”、“特此函达”、“特此函告”；请批函、询问函结语用“请复”、“盼复”、“请研究复函”等；答复函结语用“此复”、“特此复函”。

　在函的语言上有如下要求：一是直叙其事，函最基本的要求是开门见山，直叙其事，不讲客套话，简洁地写出原因、事项即可。二是讲究礼貌，态度要诚恳，对平级或者不相隶属机关单位要平等待人。三是措辞得体。向上级行文应尊重、谦逊；平级单位间应用平等、商量的口吻；对下级行文要严肃，但不得盛气凌人。

　6、分类介绍：

　（1）商洽函：原由部分通报发函的原因，事项部分告知有关要求及解决问题的想法。

　（2）问答函：原由部分交代来函的情况及复函的依据。事项部分按有关文件精神对来函要求事项进行解答，并表明向有关部门反映的态度。

　（3）请批函：简要说明要求增拔经费的原因后，明确提出了增拔经费的数额。

　从发文方向看，函分为发函和复函。

　（五）会议纪要 会议纪要是建立在会议记录基础上的会议文件，起着重要的作用。会议纪要和会议记录既有密切联系又有明显区别。会议记

　录的内容是如实记录会议情况，比较庞杂。会议纪要的内容则是以会议记录为基础和依据，概括总结或者摘要提取会议记录中的内容。这就需要会议纪要的起草者发挥主观能动作用。会议记录作为内部存查的文件，不对外公布。会议纪要则要在一定范围内公布传达，作为正式行政公文使用。因此，会议纪要具有纪实性、概括性、条理性。

　会议纪要的写法：

　1、标题 （1）机关名称＋会议名称＋文种。

　（2）会议名称＋文种。

　（3）正副标题。

　2、正文。会议纪要的正文，一般包括 3 部分。

　（1）前言（导语）。这一部分概述会议的基本情况，主要交待会议的召开单位、时间、地点、参加人员及主要议程。

　（2）主体。这一部分讲述会议的主要内容，是会议纪要的核心，要求准确简明地写出会议讨论的问题及结果、会议议决的事项、今后工作的指导思想、工作步骤、采取的措施等。

　（3）结尾。有的提出希望和要求，发出号召，要求有关单位认真贯彻会议精神，努力完成会议提出的各项任务。有的则不写结尾，会议的主要内容分述完了，全文也就自然结束。

　（六）合同 合同是签订合同的各方为实现同一目的而写作的，起草、签

　订都要按照法定的程序及要求来进行，格式和写法要符合规范。合同属于经济文书，但在实际使用中已远远超出了经济范畴，所以又被称为契约文书。契约，即凭据、约定，是用来证明负责、抵押、租赁、转让等关系的文书。1999 年 3 月 15 日，全国人大通过了《中华人民共和国合同法》。合同具有以下几个特点：合法性、平等性、公平性、自愿性。

　合同种类繁多，常用的有 15 种：买卖合同，供用电、水合同，赠与合同，借款合同，租赁合同，融资租赁合同，承揽合同，建设工程合同，运输合同，技术合同，保管合同，仓储合同，委托合同，经纪合同，居间合同。

　合同一般都由四部分组成。

　1、首部。由标题、当事人基本情况及合同签订时间、地点构成。

　标题是合同的性质、内容、种类的具体体现。

　当事人基本情况居标题之下，正文之上。当事人基本情况即当事人的名称或姓名和住所，同时写明双方在合同中的关系，如“买方”、“卖方”等。此项内容是确定当事人、确定合同权利和义务承担者的主要依据。

　2、正文。合同正文一般由两方面内容构成，这是合同最主要的部分：

　（1）签订合同的依据或者目的，表明签订合同的态度。如“经双方协商签订本合同，共同遵守下列条款”。

　（2）合同的主要条款 一是标的。标的是合同当事人双方权利和义务共同指向的对象。合同的标的要写明标的的名称，以便标的的特定化，便于确定当事人的权利和义务。

　二是数量与质量。数量和质量条款是合同的主要条款，是标的的具体化，在合同中的表述一定要清楚、明确、具体。

　三是价款或者报酬。合同中应说明价款或报酬的数额及计算标准、结算方式和程序等。

　四是履行期限、地点和方式。

　五是违约责任。在合同中规定违约责任，有利于督促当事人自觉履行合同，发生纠纷时也有利于确定违约方所承担的责任，这是合同履行的保障性条款，也是避免经济损失、维护合同严肃性的重要措施。

　六是解决争议的方法。指合同执行过程中若发生纠纷，双方当事人事先约定的解决办法和途径。如双方可协商解决或由某仲裁委员会仲裁解决，也可向人民法院起诉等。

　以上是合同一般均应具备的主要条款。除此之外，双方当事人应根据实际情况约定其他有关双方权利和义务的条款。

　（3）尾部。即合同的结尾，一般包括以下内容：双方当事人签名、盖章；单位地址，电话号码，邮政编码等。

　（4）附件。主要是对合同标的条款或有关条款的说明性材料及相关证明材料。

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