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公文(电子公文)处理办法管理规范

来源:野鸭 时间:2021-02-09 点击:

公文处理办法

  第一章 总 则 第一条 为实现我院机关公文处理工作科学化、制度化、规范化,更好地发挥机关公文的效力,根据

  标准,结合我院实际,制定本办法。

 第二条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。院办公室是公文处理的管理机构,主管院机关的公文处理工作。

 第三条 院机关公文是院机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家方针政策,公布规划计划和规章制度,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。

 第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

 第五条 机关各部门、院属各单位应当高度重视公文处理工作,加强组织领导,强化队伍建设。

  第二章 公文种类 第六条 院机关公文种类主要有:

 (一)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员。

 (二)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

 (三)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

 (四)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知的重要情况。

 (五)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

 (六)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

 (七)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

 (八)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

 第三章 公文格式 第七条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

 (一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。如需标注份号,一般用 6 位 3 号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。

 (二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“机密”“秘密”和保密期限。如需标注密级和保密期限,一般用 3 号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

 (三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。如需标注紧急程试,一般用 3 号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号,密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

 (四)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为 35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,字号应不大于上级机关的发文机关标志,以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联合发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。

 (五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置,用 3 号仿宋体字居中排布,发文字号之下 4mm 处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。如:黑龙江省第四地质勘察院文件的发文字号:“黑(所在行政区域代字)地勘四(机关代字)发(文种代字)〔20 ×× 〕(年份)

 ×× 号(文件序号)”。上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

 院机关文种代字常用“发”和“函”二种:

 “发”包括:以党委名义发文用“黑地勘四党发”;以院名义发文用“黑地勘四发”;以院办公室名义发文用“黑地勘四办发”。

 “函”包括:以院党委名义发函用“黑地勘四党函”;以院名义发函用“黑地勘四函”,以院办公室名义发函用“黑地勘四办函”,并可根据需要增设其他种类。

 (六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。签发人应为发文机关主要负责人或经授权的负责人。签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用 3 号仿宋体字,签发人姓名用 3 号楷体字。

 (七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。标题一般用 2 号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,排列时应使用梯形或菱形,不应使用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。

 (八)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。主送机关编排于标题下空一行位置,用 3 号仿宋体字居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记,标注方法见抄送机关。如以院党委或院办公室名义发至院属各单位和机关各部门的公文,主送机关为“院属各单位党支部、机关各部门”;以院或院办公室名义发至院属各单位和机关各部门的公文,主送机关为“院属各单位、机关各部门”;主送机关及抄送机关由公文起草部门确定。

 (九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文,一般用 3 号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注,一般应尽量避免采用多层次结构。公文中的时间、数字、计量单位等不能回行。

 (十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件说明,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.××××××”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

 (十一)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。发文机关署名应与发文机关标志、标题中发文机关名称相一致。加盖印章的公文,单一机关行文时,一般在成文日期之上,以成文日期为准居中编排发文机关署名;联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置。不加盖印章的公文,单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名;联合行文时,应当先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。

 (十二)成文日期。以会议通过或者发文机关负责人签发日期为准。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。加盖印章的公文,成文日期一般右空四字编排于发文机关署名之下。不加盖印章的公文,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即 1 不编为 01)。

 (十三)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。单一机关行文时,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。联合行文时,一般将印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。印章用红色,不得出现空白印字。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不采取标识“此页无正文”的方法解决。

 (十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

 (十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用 3 号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

 (十六)版记。包括版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期等要素。版记一定在偶数页上。

 1.版记中的分隔线。版记中的各要素与印发机关和印发日期之间加一条分隔线隔开,宽度与版心等宽,即 156mm,首条分隔线和末条分隔线高度推荐为 0.35mm,中间分隔线推荐高度为 0.25mm。

 2.抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如有抄送机关;一般用 4 号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行,左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的抄送机关名称首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。抄送机关依上级机关、平级机关、下级机关次序排列。同一层次抄送机关按照党、政、军、群顺序排列;人大、政协、法院、检察院应另起一行列在其后。

 3.印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般用 4 号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日下编虚位(即 1 不编为 01),后加“印发”二字。

 4.页码。公文页数顺序号。页码一般用 4 号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘 7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

 第 八 条 公 文 的 版 式 按 照 《 党 政 机 关 公 文 格 式 》(GB/T9704-2012)国家标准执行。

 第九条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照国家有关标准和规定执行。文字从左至右横写、横排。批语、按语用3号楷体字,正文每页排22行,每行排 28 个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

 第十条 公文用纸幅面采用国际标准 A4 型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。公文用纸天头(上白边)为 37mm±1mm,公文用纸订口(左白边)为 28mm±1mm,版心尺寸为 156mm×225mm。

 第四章 行文规则

 第十一条 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

 第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

 第十三条

 向上级机关行文,原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。下级机关的请示事项,如需以本机关名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关。“请示”应当一文一事,不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文。向上级机关报送请示,应当附有背景材料、情况说明、联系人和联系电话等。

 第十四条

 向下级机关行文,主送受理机关,根据需要抄送相关机关,重要行文应当抄送发文机关的直接上级机关。除办公室外,机关各部门不对外正式行文,可以以部门函的形式沟通业务工作。

 第十五条 对上级机关公文,没有具体贯彻意见的,或属于一般性表态,没有实质性内容要求的,可原文翻印下发。常规工作,对下级没有新的政策规定和要求的,原则上不行文;单位之间、部门之间可以通过电话、传真、面谈等形式解决的问题,不再行文;控制文件升级,控制公文数量,能用“函”解决的问题,不行“发”字文件,尽量减少公文往来。

 第十六条 报上级机关的代拟稿须经主要负责人签署明确意见,标明拟稿人姓名,联系电话,主件、附件完备,附有必要的背景资料,主送、抄送单位的写法清楚、准确,凡简称“有关单位”的,应附详细名单,其它上行文应当按照上级机关的要求报送。

 第十七条 为加快公文办理速度,要控制公文数量和行文等级。

 第五章 公文拟制

 第十八条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

 第十九条 公文起草应当做到:

 (一)行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。文种正确,格式规范。深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

 (二)行文必须经拟稿部门分管领导审核、主管领导或主要领导签署意见。部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

 (三)公文内容涉及两个或两个以上部门的必须经过相关部门协商、会签,达成一致意见,对于文字性修改意见,可斟酌吸收;对于实质性修改意见应尽可能采纳会签单位的合理性意见。如存在不同意见,起草单位负责人应出面组织协调;如对较重要事项经反复协调仍不能达成一致意见,应将有关情况作出说明报请领导审定。相关部门应在 7 个工作日内就起草单位提出的会签事项以书面形式予以答复。会签结束后,起草单位应将会签意见形成汇总说明,并将说明与会签件随同公文文稿一并报送。

 (四)行文主、附件必须齐全,发送范围必须确定。

 (五)紧急文件应标明具体时限要求并根据紧急程度标明“加急”、“特急”。

 (六)内容涉及国家秘密的文稿,应标明密级和保密期限。

 (七)涉密的代拟稿应为打印件,并附电子版光盘传输。

 (八)院办公室对符合受理条件的代拟稿履行签收手续。

 第二十条 公文文稿签发前,由院办公室进行审核。审核重点把好“五关”:

 (一)行文关。行文理由是否充分,行文依据是否准确。

 (二)内容关。文稿观点是否正确,内容是否符合实际、切实可行。涉及有关职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

 (三)政策法规关。内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。

 (四)文字关。文稿结构是否条理清晰、简明扼要,合乎逻辑;遣词造句是否符合语法,准确精练;标点符号、数字、计量单位、人名、地名、专用术语、引文字号等是否正确、规范。

 (五)体例格式关。文种是否正确,格式是否规范。

 第二十一条

 实行退稿制度。对收到的质量差、问题突出的代拟稿一律退稿并要求其重报,督促院属各单位、机关各部门更加重视公文质量,从源头根除“带病运行”问题,确保拟制文稿优质高效。若退稿次数过多,要及时向拟稿单位主要负责人反馈,使其准确掌握公文运转情况。

 第二十二条

 经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草单位修改后并经部门负责人签字后重新报送。

 第二十三条

 机关各部门起草的公文,由部门负责人审核签字后,送办公室文书登记,办公室主任核稿,确定文种、发文字号等,呈送有关院领导审核会签,院长签发。

 第二十四条 以办公室名义制发的公文,分管领导审核、会签,院长签发。

 第二十五条 以院名义制发的公文,按院领导分工,由分管院领导审核会签,呈送院长签发;向上级机关的请示、报告,院作出的重大决定和重大工作部署、院制发的规范性文件等内容重要的公文,由分管领导审核会签,院长签发;以院党委、院纪委名义制发的公文,由院党委副书记、纪委书记会签,院党委书记签发。

 第二十六条 签发人签发公文,应当签署意见,姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。签发人因其他原因不能及时签发时,可授权他人代签;或请示其本人同意后,可越级呈签,再进行补签。

 第二十七条

 对领导已签发的文件,办公室要再行复核,整理,登记编号后印发。凡领导已签发的文件,其内容和形式不得随意改动,确需改动的,须说明原因,经签发人批准。

 第二十八条

 公文制发的主要形式:

 (一)贯彻落实上级机关的重要会议精神和指示,涉及全院性工作的重要部署或某一方面重要工作的决定、意见、通知、通报等,以院或院党委名义制发。如“黑地勘四发”、“黑地勘四党发”。

 (二)向上级机关请示、报告工作,反映情况、答复问题,以院或院党委名义制发。如“黑地勘四发”、“黑地勘四党发”。

 (三)贯彻落实局或局党组对某一方面工作的重要部署,转发上级机关的工作部署或对全院工作有普遍指导意义的工作意见等,一般情况下,以院办公室名义制发。如“黑地勘四办发”。

 (四)向不相隶属的部门商洽工作,申请批准事项,答复问题,以院或院党委名义制发。如“黑地勘四函”、“黑地勘四党函”。

 第六章 公文办理 第二十九条 公文办理包括收文办理,发文办理和整理归档。

 第三十条 收文办理分为阅知性公文办理和批办性公文办理,其主要程序包括签收,登记,初审,承办,传阅,催办,答复等程序;发文办理包括复核、登记、印制、核发。院办公室设专人负责。

 第三十一条

 凡送交院和院党委的机要文件、密码电报、挂号及普通函件或印刷品,均由院办公室负责启封、登记。注明送交院领导个人的亲启函件,不得启封,直接送交个人,收件人认为需要登记的,再送交文书补办登记手续。凡是参加会议收到的文件与会人员在会后应及时将文件交办公室办理登记手续。

 第三十二条 需要办理的公文,在公文启封、登记后,应根据内容、性质和紧急程度,立即送办公室主任阅批,呈送有关领导阅示。

 第三十三条 根据院领导的批示和业务分工,办公室应及时将公文交承办部门,承办部门应抓紧办理,不得延误,推诿。特急件,要随来随办;紧急公文,要从收文之日起 3个工作日内办结;一般性公文,要在收文后 5 个工作日内办结。在规定时间内办结不了的,要经主管领导同意及时向办公室说明情况。公文办结后,在收文处理单的办理结果栏内注明最终处理结果。对不属于本部门职权范围或者不适合由本部门办理的,应迅速退回办公室并说明理由,不得在部门间自行传递,凡需院领导之间、部门之间以及院领导和部门之间传阅的公文,一般由办公室负责呈送,特殊情况下可平行呈送,避免因为横向传递公文贻误工作。

 第三十四条 批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理。有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。凡涉及到几个部门的问题,主办部门应当主动与有关部门协商、会签。上报或下发的公文,如有关部门意见不一致时,不能发出。

 第三十五条 办公室要及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结,防止出现“前紧后松”、“人为急件”问题。

 第三十六条 办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误,杜绝横传,注意补传和回传,提高公文运转速度。对一般性的、非应急的,不影响领导决策的公文坚持按程序及时办理;对时间要求比较紧的急件、特急件,建立“绿色通道”,减少环节,迅速办理。同时,要合理确定急件、特急件,并注明紧急原因。

 第三十七条

 院党委会议、院长办公会议、专题会议讨论通过的以院名义印发的文件,须在会议结束后 3 个工作日内印发;会议要求进一步征求有关方面意见或有重大修改意见需要协调的,须在 7 个工作日内印发。

 第三十八条 文件印制要做到“准确、规范、及时、安全、保密”,文面要做到“整洁、清晰、工整、美观”,保证行文质量。根据文件的急缓程度,平件要求 2 个工作日内印制完成,急件要求 1 个工作日内印制完成,特急件要求随收随印,原则上要当天印制完成。

 第三十九条 对秘密、机密级文件要进行编号,按编号登记领取。对绝密文件要进行单独编排对应号、单独装封,并加密封条或加盖密封章;此类文件不得参加交换,由专人专车送收文单位或电话通知收文单位凭介绍信来取,同时要认真履行签字手续。

 第四十条 机关应建立机要保密室和机要阅文室,并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

 第四十一条

 公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。公文的密级需要变更或者解除的,由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

 第四十二条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行;需要变更的,应当经发文机关批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道,由发文机关确定。经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

 第四十三条 密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

 第四十四条 公文的撤销和废止,由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

 第四十五条 公文办结后,应根据有关法律、规定及时整理立卷。

 第四十六条

 不具备归档和存查价值的公文,经鉴别和主管领导批准后可定期销毁。销毁文件要进行登记,按规定到指定地点专人监销。涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存应归档的公文,工作人员离岗离职时,所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

 第七章 电子公文处理 第四十七条 电子公文处理是指电子公文的接收、办理、传输、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

 第四十八条 电子公文处理工作应当符合国家安全保密的法律和有关规定。

 第四十九条 按照国家有关法律法规和规范标准的要求,采取有效技术手段和管理措施,确保电子文件信息安全。秘密级及以上公文不得以电子公文的形式传输。

 第五十条 电子公文加盖电子印章后与相同内容的纸质公文具有同等法定效力。

 第五十一条 电子印章仅限于电子公文传输使用,其管理参照实物印章的有关规定。

 第五十二条 应配备专职人员负责电子公文处理工作,及时接收、处理电子公文,保障电子公文处理系统正常运转。一般性公文应在发文当日接收,紧急公文应在 2 小时之内接收;针对收文机关接收的紧急公文,发文机关应当在 2小时之内跟踪确认。

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