公文讲课提纲

公文写作 讲课提纲

　新民镇的领导、同志们：

　大家好！

　很高兴有这样一个机会和大家一起交流关于公文写作方面的体会。说起来国庆镇长还是我公文写作的老师，所以他给我打电话说让我来给大家讲一讲公文写作，虽是满口答应，但多少还是有些压力的。好在在座的有很多是我的老朋友，对我也比较了解，公文写作我也是半路出家，只不过是在宣传部门工作的时间长了，接触的多一些而已。所以谈不上讲课，就算是与大家一起探讨一下，如果有讲得不妥的地方还请大家见谅。

　首先呢，我想说，公文写作并不神秘，它是有一定规律可言的，也就是那么一层窗户纸，一捅就破。通俗点讲，公文写作不同于文学创作，不要求你标新立异，写得如何有文采，只要你按照要求写，写规范了就行，所以大家在写公文时不要有什么压力。但是，我还要跟大家说，公文写作也没什么捷径可走，在这里我想给大家两点建议，也算是我这些年的两点体会，那就是要写好公文主要的途径就是两条：多看和多写。正如宋代文豪欧阳修所说：“作文无它术，惟勤读书多为之自工”。说白了，写公文也没什么好招，就得靠多看多写。那么多看，看什么？主要就是看一些现成的公文，看人家是如何行文、如何措词的，这里需要说明一点，大家在学习的时候最好是选择省政府或是国务院下发的公文看，这样的公文从格式到措词都很严谨，对大家学习会大有帮助。至于一些部门下发的公文，这里包括省一级厅局的公文，从规范程度上来讲也不是很好。至于多写就好理解了，就是要求我们平常多写多练，这是写好公文的关键所在。毛主席在“实践论”中说过：“你要知道梨子的滋味，就要亲口尝一尝”。公文写作作为公务人员的一种工作能力，也是要靠反复实践才能形成、领悟和掌握的。

　好了，下面书归正传，今天呢，我想从三个方面向大家来介绍公文写作：一是公文的基本概述，在这部分想为大家简要归纳一下公文的基本特点；二是公文的格式与语言，这部分主要是讲一下公文的基本格式，以及公文写作中容易出现的一些问题，也算是给大家提个醒；三是几种常见公文的写作，重点讲一下通知、报告、请示、函等大家经常能遇到文体的写作规律。

　一、公文基本概述 （一）公文的概念 我们先来了解一下公文的的概念，顾名思义，公文就是公务文书，是党政机关、人民团体、企事业单位处理公务时使用的书面材料。

　大家常这么讲，“文如其人”、“文品如人品”， 这是因为文章是客观事物在作者头脑中的反映，它融合了作者的理解和意向，体现了作者的认知和情感。这是对一般意义上的文章而言的，那么在这一点上，公文它代表的不是起草者个人，而是一个部门、一个单位的形象，换句话说公文是你这个单位的门面，一看你这个单位发的文就能初步看出你这个单位的人员素质、工作规范程度。所以，公文的处理对一个单位来讲是非常重要的，像咱们新民镇这样把公文写作当成党委政府的一件大事来抓是非常难得的。现在公文写作已成为一个专门的学科，在很多大学里都是必修课。

　（二）公文的特点 对公文的特点简要归纳了这么六点，在这里给大家叨咕叨咕：

　1.政策性：公文要求观点鲜明、严肃郑重、具有权威性； 2.实用性：公文是用来解决问题的，不能形式主义，要简明扼要； 3.真实可靠性：涉及的事实、引用的数据、材料，内容须准确、真实； 4.定向性：

　公文的作者法定：依法成立，并能以自己名义行使权利和承担义务的组织，不是个人。也就是说你写的公文你只是执笔人，是起草者，真正的法定作者是最后的落款机关，是公文上那个红印（可能是一个或多个）； 读者法定：也就是说每一个公文都有它指定的传阅范围。

　5.时效性：公文是针对特定问题，在特定的时间内制作的，写作、传递、办理应迅速及时； 6.规范性：公文的词句要规范、简洁、明确、易懂；内容要严肃、得体、平实、准确； （三）公文的作用 再简要介绍一下公文的作用：

　1.颁布法规：

　2.指挥管理：

　主要是下行文，命令、决定、决议、指示等 公文的起草、定稿过程实质就是管理工作的实施过程 3.交流信息 这里顺便说一下公文的行文方向：公文的行文方向分为三种 下行文：主要有公告、通告、公报、通知、通报； 上行文：主要有报告、请示； 平行文：就是函； 4.宣传教育 针对现实问题，摆事实、讲道理，明确应该做什么； 5.商洽协调：这主要是指的函，用于不相隶属的单位之间进行商洽协调，比如地区间、单位间、团体间的相互协作问题； 6.凭证依据：

　上行文：决策的依据； 下行文：开展工作的依据； 本单位：履行职责，开展工作的真实记录 (四)公文的种类 1、国务院办公厅 2000 年 8 月 24 日公布的《国家行政机关公文处理办法》规定了 13 类 14：

　2、中共中央办公厅 1996 年 5 月 3 日；《中国共产党机关公文处理条例》14 种，

　 二、公文格式与语言 （一）

　公文的结构

　 三、几种常见公文的写作

　（一）通知 通知是最常用的行政公文，使用频率高，据统计在一般机关中使用通知的数量占全部公文文种数量的 70%。

　1、通知的概念：“通知是适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”的公文。

　2、通知的类型 （1）批转性通知。这是以传达外机关的文件为主要目的的通知，具体来说可以分为 2 种情况：一是转发文件，二是批转文件。

　（2）事项性通知。这种类型是用于传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项的通知，具体来说可分为以下几种情况：一是布置工作、安排开展活动。二是解决实际工作中的某些问题。三是告知召开会议。

　（3）人员任免通知。

　3、通知写作 通知一般由标题、主送机关、正文、落款和成文日期组成。下面对几类通知的基本写法作以介绍。

　（1）批转性通知的写法 标题：转发性通知的标题可以有两种写法，一是由“发文机关＋转发或批转＋被转文件的标题（通知之外的文种）＋通知”构成，二是省略文种。

　（举例子 1、2）

　写这类通知的标题是要注意下面几个方面：

　第一，转发上级机关、平级机关或不相隶属机关的公文，应该用“转发”，转发下级机关的公文时，应该用“批转”。

　第二，当被批转的公文是通知时，只须保留一个“通知”，其它的“通知”一律去掉。否则将会出现“……通知的通知”的现象。这类标题主要有两部分，即“（发文机关）转发＋（原始机关）原通知标题”。

　第三，如果是多层转发的公文，可以省去中间过渡的机关，直接转始发机关及其原通知标题。

　这类通知的正文写法：转发性通知的正文也可称为“批语”，表明发文机关的态度，提出贯彻执行的要求。如例 1 的批语是先表明态度“国务院体改办、国家计委、国家经贸委、财政部、劳动保障部、卫生部《关于城镇医药卫生改革的指导意见》已经国务院同意”，然后提出执行要求“现转发给你们，请认真贯彻执行”。有时执行要求是一句话，有时会根据实际情况提出比较详细的具体的执行要求，比如例 2 中又提了三点要求。

　一般情况下，转发性通知会与被转发的公文一起发布。因为需要贯彻执行的内容在被转发的公文中，所以批语和被批件两者都不能单独当作一份文件。这就是说，批转性通知的正文是“批语（主体内容＋批语）＋批转件”。

　（2）事项性通知的写法 标题有三种形式，一是“发文机关＋事由＋文种”；二是“事由＋文种”；三是只写文种。

　（例 3）

　正文：一般分为原由、事项两部分。

　原由，说明依据、目的和意义。如例 3 以“铁路道口关系到人民生命财产和运输的安全。我省管内铁路道口多、密度大，道口事故发生频繁。为有效防止道口事故，确保人民生命财产安全和修铁路运输畅通，根据省人民政府意见”为原由，指出加强修铁路道口整治的必要性及整治的目的。

　事项，把布置的工作或需要周知的内容分条列项地阐述清楚。一般包括讲清目的、要求、措施、办法等。主要的、重要的事项写在前面，重轻有序。

　有的事项性通知还有结语，常用“特此通知”、“请遵照（研究、参照）执行”等。

　（3）会议通知的写法 会议通知也是事项性通知的一种，因为大家常用，所以单独说下。会议通知的正文包括原由、事项和结束语。

　原由，说明召开会议的目的和意义。

　事项，一般包括：会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、报道时间和地点、需要做什么准备等。以上内容必须具体清楚地写出来。

　结束语，通常就是用“特此通知”。

　（例 4）

　（二）报告 报告是机关单位向上级机关陈述事项的上行文，也是使用率较高的一种行政公文。下级一定要经常运用报告向上级报告工作情况。

　1、报告概念：报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告大体上可分为工作报告、情况报告和答复报告。

　2、工作报告。工作报告用于下级向上级机关汇报某一阶段的政党攻其一阶段的正常工作。工作报告又分为总结性报告和专题性报告两种。总结性报告多用于提交大会进行讨论，如各级政府向同级人民代表大会所作的“政府工作报告”。总结性工作报告的正文结构有基本情况、成绩经验、教训不足和今后计划等部分。工作报告的例子我不给大家举了，大家可以看看温家宝总理的政府工作报告，这是最典型的。再有就是胡锦涛总书记的十七大工作报告，这都属于比较经典的工作报告。专题性工作报告用于汇报某一方面工作。这里给大家举一个例子。这是一篇专题性报告，全文用了 2000 多字从4个方面向国务院全面地汇报了该省清理整顿公司工作。

　3、情况报告。用于向上级反映情况。情况报告及时把本地区本单位发生的重大事件或者在一定范围内带有倾向性的情况向上级机关报告。情况报告与工作报告的不同之处主要在于：情况报告不局限于某一具体工作，不讲工作的进展情况，只讲客观存在的或者突然发生的情况；工作报告则要报告某项工作或某一阶段 的工作情况或工作结果。例如向上级机关反映自然灾害的情况，突发事件的处理情况，都属于情况报告。这类报告的特点是时效性强，对发生的事情，要非常及时地向上级机关报告。有些情况还要用电话先报告，然后用书面报告。

　4、答复报告。用于答复上级查询事项，有的答复上级对群众来信中反映的问题，有的答复文件材料中反映的问题，有的是上级批示下级查办或者询问有关情况后，下级办理完毕需要书面答复。例 4、报告的写法 报告的结构包括标题、正文和落款 3 部分。

　（1）标题。报告的标题可以省略发文机关，但是事由是不能省略的。此外，事由部分要简练、准确。

　（2）正文。

　原由：有的概括叙述部的情况，有的则只是简要地叙述情况，并且与原因、目的、依据等放在一起。

　事项：是向上级报告的具体内容，一般采用条项并列式，篇幅较长的采用小标题。

　结语：常用的有“特此报告”、“专此报告”等。

　（3）要求：一是立意要新；二是内容要实，报告中的材料必须是真实的，实事求是，有喜报喜，有忧报忧，不能欺骗上级，以免造成工作上的失误。三是重点突出。四是不夹请示。上级机关对报告是不批复的，因此报告中不能夹带请示事项。五是不能越级。

　（三）请示 请示对于下级机关工作的作用是不言而喻的。但是，现在还有人在需要写作请示时说“打个报告”，甚至还有人直接使用“请示报告”，其实请示和报告是两个不同的文种，各自有自身的要求和特点，绝对不能混为一谈。为此，这部分我会将请示与报告对比着来讲。

　1、请示的概念：请示适用于向上级机关请求指示、批准。

　2、请示的特点：一是陈请性。请示是向上级机关请求指示和批准的公文，行文内容具有请求性。而报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问或者要求的公文，具有陈述性。二是求得性。请示的行文目的是请求上级批准，解决某个一问题，要求作出明确答复。而报告的目的则在于使上级掌握某方面或阶段的情况，不要求批复。三是超前性。请示行文时机具有超前性，必须在事前行文，等上级机关作出答复之后才能付诸实施。而报告事后则可在事后行文，也可在工作进行过程中行文，一般不在事前行文。四是单一性。请示事项具有单一性，要求一文一事。而报告可以一文一事，也可以一文多事。

　3、请示的类型：

　请示通常可分为事项性请示和政策性请示。

　事项性请示。这种请示是下级机关请求上级机关审核批准某项或者开展某项工作的请示，属于请求批准性的请示。这种请示多用于机构设置、审定编制、人事任免、重要决定、重大决策、大型项目安排等事项。这些事项按规定本级机关无权决定，必须请示上级机关批准。下级机关在工作中遇到人力、物力、财力等方面难于解决的事项，请求上级机关给予帮助、支持的请示，也是事项性请示。例 政策性请示。下级机关往往会在工作中碰到某一方针、政策等不明确、不理解的问题，或者碰到新问题和情况。要弄清楚和解决这些问题，可用请示行文，并提出解决的意见，请求上级机关给予明确的解释和指示。例 9 4、请示的写作 请示的写法及结构是比较规范的。结构包括标题、主送机关、正文和落款。

　标题：一般要写明“发文机关＋事由＋文种”，发文机关有时可以省略。写标题时事由中也不要重复出现“申请”、“请求”之类词语。

　正文：请示的正文都由原由、事项和结语 3 部分组成。

　（1）原由：请示的原由是请示事项和要求的理由及依据。要先把原由讲清楚，然后再写请求的事项和要求，这才能顺理成章。原由很重要，关系到事项是否成立，是否可行，当然关系到上级机关审批请示的态度。因此，原由常常十分完备，依据、情况、意义、作用都要写出来。

　（2）事项。包括办法、措施、主张、看法等。请示的事项，要符合法规、符合实际，具有可行性和可操作性。因此，事项要写得具体、明白。如果请示的事项内容比较复杂，要分清主次，一条一条的写出来，条理要清楚，重点要突出。请示事项应该避免不明确、不具体的情况和把原由、事项混在一起的情况。

　（3）结语：请示的结语有“以上请示，请批复”、“以上请示如无不妥，请批复”等。结语是请示必不可少的一项内容，不能遗漏。

　5、请示的要求 （1）一文一中。一份请示只能写一件事。

　（2）单头请示。请示只能主关一个上级领导机关或者主管部门，如果需要，可以抄送有关机关。

　（3）不越级请示。

　（四）函 在行政公文中，函最为灵活，是惟一的平行文，适用范围也最广。但是，日常管理工作中大家往往忽视函的作用，特别是不能掌握请批函和请求的区别，所以我们还是非常有必要掌握函的写作方法。

　1、函的定义：函用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

　2、特点：一是使用频率高，平行机关之间、上下级机关之间、不相隶属的机关之间都可以使用函。二是适用范围广，函既可以用于商洽工作，互通情部，询问和答复问题，也可用于向有关主管部门请求批准或主管部门批准事项。三是灵活简便。一般来说函都比较短小，内容单一。

　3、函与请示。相同之处：函的一种请批函和请示两者都有请求批准的功用。区别：请批函用于向同一机关管理范围中平级的有关业务主管部门请求批准事项；请求则是用于有隶属关系的上下级之间，下级向上级请求指示、请求批准有关事项。

　4、复函与批复。相同之处：两者都有答复有关事项的功用，都属被动行文，有来函才有复函，有请示才有批复。区别：复函用于回复平级或不相隶属机关单位的来函，也可回复上级单位的来函；批复则只能用于批准、答复下级的请示。从使用范围看，复函比批复更广泛，使用更灵活。

　5、函的写法。

　公函的结构由标题、正文、签署组成。

　标题：一种是规范式：发文机关＋事由＋文种 一种是省略式：事由＋文种 正文：函的正文由原由、事项和结语 3 部分组成。

　原由：简明扼要地说明发出本函的原因、目的等。

　事项：作为函的主体部分，应根据需要写明商洽的内容，或者询问、答复的事项，或者请求批准的具体要求。

　结语：不同类别的函，结语也有所不同，如：商洽函、互通情报函结语用“此函”、“特此函达”、“特此函告”；请批函、询问函结语用“请复”、“盼复”、“请研究复函”等；答复函结语用“此复”、“特此复函”。

　在函的语言上有如下要求：一是直叙其事，函最基本的要求是开门见山，直叙其事，不讲客套话，简洁地写出原因、事项即可。二是讲究礼貌，态度要诚恳，对平级或者不相隶属机关单位要平等待人。三是措辞得体。向上级行文应尊重、谦逊；平级单位间应用平等、商量的口吻；对下级行文要严肃，但不得盛气凌人。

　6、分类介绍：

　商洽函：例 是一份商洽函，原由部分通报了发函的原因，事项部分告知了有关要求及解决问题的想法。

　问答函：这是一份答复函。原由部分交代来函的情况及复函孤依据。事项部分按有关文件精神对来函要求事项进行解答，并表明向有关部门反映的态度。

　请批函：例 这是一份请批函。简要说明要求增拔经费的原因后，明确提出了增拔经费的数额。

　从发文方向看，函分为发函和复函。

　（五）会议纪要 （六）计划 （七）总结 （八）合同 合同是签订合同的各方为实现同一目的而写作的，起草、签订都要按照法定的程序及要求来进行，格式和写法要符合规范。合同属于经济文书，但在实际使用中已远远超出了经济范畴，所以又被称为契约文书。契约，即凭据、约定，是用来证明负责、抵押、租赁、转让等关系的文书。1999 年 3 月 15 日，全国人大通过了《中华人民共和国合同法》。合同具有以下几个特点：合法性、平等性、公平性、自愿性。

　合同种类繁多，常用的有 15 种：买卖合同，供用电、水合同，赠与合同，借款合同，租赁合同，融资租赁合同，承揽合同，建设工程合同，运输合同，技术合同，保管合同，仓储合同，委托合同，经纪合同，居间合同。

　合同形式多种多样，但现在各类合同的示范文体也已产生了。如国家工商局统一制订的合同文本格式，或者由行业性的经济组织就某种单一的、大量的同类型交易而拟定的合同文本样式等。不管是哪种合同，一般都由四部分组成。

　1、首部。由标题、当事人基本情况及合同签订时间、地点构成。

　标题是合同的性质、内容、的具体体现。如“生猪、肉牛、肉羊购销合同”，表明该合同是买卖鲜活农副产品的合同。

　当事人基本情况居标题之下，正文之上。当事人基本情况即当事人的名称或姓名和住所，同时写明双方在合同中的关系，如“买方”、“卖方”等。此项内容是确定当事人、确定合同权利和义务承担者的主要依据。

　2、正文。合同正文一般由两方面内容构成，这是合同最主要的部分：

　（1）签订合同的依据或者目的，表明签订合同的态度。如“经双方协商签订本合同，共同遵守下列条款”。

　（2）合同的主要条款 一是标的。标的是合同当事人双方权利和义务共同指向的对象。合同的标的要写明标的的名称，以便标的的特定化，便于确定当事人的权利和义务。

　二是数量与质量。数量和质量条款是合同的主要条款，是标的的具体化，在合同中的表述一定要清楚、明确、具体。

　三是价款或者报酬。合同中应说明价款或报酬的数额及计算标准、结算方式和程序等。

　四是履行期限、地点和方式。

　五是违约责任。合同规定违约责任有利于督促当事人自觉履行合同，发生纠纷时也有利于确定违约方所承担的责任，这是合同履行的保障性条款，也是避免经济损失、维护合同严肃性的重要措施。

　六是解决争议的方法。指合同执行过程中若发生纠纷，双方当事人事先约定的解决办法和途径。如双方可协商解决或由某仲裁委员会仲裁解决，也可向人民法院起诉等。

　以上是合同一般均应具备的主要条款。除此之外，双方当事人应根据实际情况约定其他有关双方权利和义务的条款。

　（3）尾部。即合同的结尾，一般包括以下内容：双方当事人签名、盖章；单位地址，电话号码，邮政编码等。

　（4）附件。主要是对合同标的条款或有关条款的说明性材料及相关证明材料。

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