公文印制标准

文件格式、行文程序和文件起草印制相关要求

　一、总体要求 （一）公文用纸及页面设置

　文件现采用 A3、A4 型用纸， 双面印刷。

　页面设置参考：

　点选“文件”“页面设置”，选择“页边距”附签，上：3.7厘米 下：3.1 厘米 内侧：2.6 厘米 外侧：2.8 厘米，“页码范围”设置为“对称页边距”。“纸张大小”选择 A4 型用纸。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”；页眉距边界 1.5 厘米，页脚距边界 2.5 厘米。选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮。

　（二）版心

　正文行距固定值 29.5 磅，标题行距固定值 36 磅，一般每页22 行，每行 28 个字，文件行列字数可根据内容多少作适当调整。

　（三）页码 页码设置方法：点选“插入页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”，单击“确定”。 点开“视图”选择“页眉和页脚”，将页码设置为“Times New Roman、四号”，左右各插入“特殊符号”中的“—

　”，并设置为“宋体、五号”。

　二、公文格式 （一）文头部分

　置于文件首页红色反线以上的各要素统称“文头”。“文头”部分含“份号”、“密级和保密期限”、“紧急程度”、“发文机关标志”、“发文字号”、“签发人”等 6 个公文要素。

　1 1 ．“份号”。公文印制份数的顺序号，用于绝密级文件，顶格标识于公文左上角“密级和保密期限”上一行，6 位 3 号黑体阿拉伯数字标识。编印公文份数序号，可以避免相互混淆，便于加强对公文的控制、管理和清退。一旦公文丢失、泄密，也便于分清责任。

　2.“ 密级和保密期限”。公文的秘密等级和保密的期限，用于秘密文件，顶格标识于公文左上角，3 号黑体标识。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。有秘密事项的公文，不能通过普通邮局和普通传真机发送。

　3 3 ．“紧急程度”。公文送达和办理的时限要求，用于紧急文件，顶格标识于公文左上角秘密等级下一行，3 号黑体标识。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

　 4. “发文机关标志”。亦称“版头”，由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称，用红色标识，小标宋体字。目前，文件版头主要有三种：《中共 XXX 文件》、《中国共产党 XXX 委员会》、《中共XXX 办公室》。

　《中共 XXX 文件》，用于委传达贯彻党的重要方针、政策，作出重要工作部署等。党 《中国共产党 XXX 》，用于发布一般性的工作安排，批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作等。

　《中共 XXX 办公室》，用于办公室根据授权传达区委的指示，发布和通知一般事项，转发上级机关的文件。

　5. “发文字号”。由发文机关代字、年份和序号组成，居中排布，3 号仿宋体标识，年份、序号用阿拉伯数字标识， 年份应标全称 ，用六角号“〔〕”扩入，序号不编虚位(即 l 不编为 001)，不加“第”字。

　6. “签发人”。上行文标注“签发人”，位于红色反线上一行右侧位置，其中“签发人”字样，以 3 号仿宋 GB2312 标识，签发人姓名字样，以 3 号楷体 GB2312 标识。

　（二）主体部分

　置于红色反线以下至主题词（不含）之间的要素统称“主体”。“主体”部分含“标题”、“主送机关”、“正文”、“附件说明”、“发文机关署名”、“成文日期”、“印章”、“附注”、“附件”等 9 个公文要素。

　1. “标题”。由发文机关名称、公文主题和文种组成，居中 位于红色反线下方，2 号方正小标宋体简体不加粗。

　党的各级机关公文常用的种类有：决议、决定、公报、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等 11 种。

　决议。用于会议讨论通过的重大决策事项。

　决定。用于对重要事项作出决策和安排。

　公报。用于公布重要决定或者重大事项。

　意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。

　通知。用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

　通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

　报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

　请示。用于向上级机关请求指示、批准。

　批复。用于答复下级机关请示事项。

　函。用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

　纪要。用于记载会议主要情况和议定事项。

　标题的文字排列要注意合理、美观。多行标题换行时，注意句子词意的完整性，不能出现断句，做到排列得当，长短适宜。多行标题的排列方式，一般是正宝塔、倒宝塔或棱形，避免出现上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形（另起一行时 要避免词语断开）。

　2. “主送机关”。公文的主要受理机关，应当用全称或规范化简称，位于正文上方，顶格排印，3 号仿宋 GB2312 标识。

　决议、决定、意见等直发类公文不标主送单位和落款。

　3. “正文”。公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方，3 号仿宋 GB2312 体标识。正文必须符合党的路线、方针、政策和国家法律及上级机关的精神，做到观点明确，条理清晰，文字精练，用语准确。正文序列号逐层标注为“一”、“（一）”、“1”、“（1）”， 其中“1 1 ”后面要用“. . ”隔开。正文结构标题字体使用依次为“ 第一层 3 3 号黑体 不加粗 、第二层3 3 号楷体 GB2312 不加粗 、第三层 3 3 号仿宋体不加粗”。如果是印发、转发、批转文件的通知，则用 3 号楷体标识（印发、转发、批转的文件内容另起一页，仍用仿宋字体）。

　4. “附件说明”。公文附件的顺序号和名称，位于正文之后第二行，发文机关署名之前，前面空 2 字，3 号仿宋 GB2312 标识，附件名称后不加标点符号。附件如有序号使用阿拉伯数字，如：“附件：（加冒号）1.××××（无标点”）。

　5. “发文机关署名”。也叫“落款”，是公文的法定作者，在使用上和主送机关（也叫“抬头”）是相对应的，其位置在正文末页的右下方。应当署发文机关全称或规范化简称。

　6. “成文日期”。一般署会议通过或领导人签发日期，位于发文机关署名下方，3 号仿宋体标识。决议、决定、意见等不标 明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置，3号楷体标识。

　. 7. “印章”。除有特定发文机关标志的普发性公文和电报外，公文应加盖发文机关印章，并与署名机关相符。上行文必须加盖印章。

　8. “附注”。公文印发传达范围等需要说明的事项，加括号标注于正文左下方，3 号仿宋体标识。有些直发类公文省去主送机关和落款，只在正文之后注明“此件发至乡科级”。

　9. “附件”。公文正文的说明、补充或者参考资料，置于正文之后另起一页，与主件装订在一起，在附件页左上角第一行顶格标识“附件”两字，3 号黑体不加粗，后不加标点符号。附件内容置于版记之前。

　（三）版记部分

　置于主题词以下的各要素统称“版记”。“版记”部分含“主题词”、“抄送机关”、“印发机关和印发日期”、“印制份数”等 4 个公文要素。

　1. “抄送机关”。指除主送机关以外的其他需告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关，标注于印制版记之上，主题词之下，3 号仿宋体标识。

　2 2 ．“印发机关和印发日期”。印发机关排印在两条版记反线（ 而不是下划线）之间左侧位置，署“中共下花园区委办公室”，左空 1 字，印发时间排印在两条版记反线之间右侧位置，右空 1 字，印发机关和印发时间用仿 4。

　三、文件起草和印制要求 （一）承办单位要认真起草文件，做好基础工作，承办单位领导要对文件内容进行严格把关，特别对属本部门业务性内容做到严格审核，保证文件的起草质量。区委办公室主要就文字进行把关，对语句不通、错字较多、标点滥用、不符合规范的文件有权予以退回，并责成承办单位重新起草。

　（二）文件承办单位对经区委办公室分管副主任修改较多的文件，要认真在计算机上修改校核，打印出版面干净、字迹清晰、语句通顺、符合规范的成稿再送区委办公室主任签署意见。领导用黑蓝色钢笔或黑色签字笔签署意见，以便文件原稿存档。

　（三）承办单位印制文件要做到干净、清晰，装订符合要求。要在领导签发后 2 日内发出，确保区委文件的时效性，并将草拟文件原件（贴文件签发笺）和 2 份印制的正式文件及电子版交回区委办公室存档。

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